Datenschutzmanagement-System

Datenschutz­­management-Software für dein Unternehmen. Unser System hilft dir, EU-DSGVO-konform zu werden und den Überblick zu behalten. 

Abteilungen und Mitarbeiter

Lege einfach Mitarbeiter an und erteile Berechtigungen für Tätigkeiten, die sie künftig übernehmen. Schau Dir an, wann die letzte Datenschutz-Schulung abgeschlossen wurde.

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Betroffenenrechte

Betroffenenrechte sind vielfältig. Organisiere mit Leichtigkeit Anfragen von Betroffenen und halte so alle notwendigen Fristen im Blick.

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Audits einfach durchführen

Definiere individuelle Fragenkataloge und nutze diese als Standard für andere Audits. Durch das Rechtesystem kannst Du das Audit von anderen bearbeiten lassen.

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Konzerne & Tochterunternehmen

Erstelle bei Bedarf eine Mutter-Tochter-Struktur, indem Du transparent die Unternehmen explizit zuordnest.

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Whistleblower-System

Wir stellen dir ein Modul zur Verfügung, mit dem du einen Meldekanal für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bereitstellst.

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Aufgaben tracken und umsetzen

Aufgaben automatisch oder manuell erstellen, unvollständige Inhalte anpassen und Erinnerungen an regelmäßige Überprüfungen.

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Auftragsverarbeiter

Das tolle ist, hier kannst Du Deine Dienstleister und auch Kunden (Auftraggeber) erfassen und hast somit alle im Blick.

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Workflows & News

Bei Änderungen an den Datenschutz-Inhalten oder der Zuweisung von Aufgaben erhält jeder Mitarbeitende automatisierte Benachrichtigungen.

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Checklisten anlegen und nutzen

Abläufe, die sich stets wiederholen, wie zum Beispiel die Durchführung eines Datenschutzprojektes kannst Du einfach als Checkliste anlegen.

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Transparenz in den Datenflüssen

Wer die Daten verarbeitet, wer diese empfängt, welche Kategorien von Personendaten verarbeitet werden … einen großartigen Überblick über die Datenflüsse erhältst Du im Cockpit.

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Datenschutzverletzungen

Eine Verletzung im Datenschutz passiert schnell. Mit diesem Modul helfen wir Dir, Datenpannen zu dokumentieren. Ein Assistent unterstützt Dich im Prozess.

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Dokumente organisieren

Organisiere Deine Dokumente komfortabel und verwalte zudem relevante Dateien, wie beispielsweise Zertifikate oder Verträge zur Auftragsverarbeitung.

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Datenschutzverträge erstellen

Datenschutzverträge kannst Du mit unserer Plattform digital erstellen und abschließen. Unterzeichner per Knopfdruck einladen – und fertig.

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Mitarbeiter online verpflichten

Übersende Deinen Mitarbeitern Dokumente zur elektronischen Unterzeichnung. Dank SHA256-Signaturen manipulationssicher.

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PDFs & Reports

Sämtliche Eingaben können in eine übersichtliche PDF-Dokumentation mit dem Logo Deines Unternehmens exportiert werden. Wir verzichten auf Copyright oder Werbung!

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Schulungen einfach einbinden

Für deine Mitarbeitenden bietet unsere integrierte Online-Lösung eine Schulungsplattform für beliebige Informationssicherheits- und Datenschutzschulungen.

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Standorte, Systeme, Software

Hinterlege in unserem System ganz einfach Standorte, Hardware und Software. So hast Du stets einen Blick auf die Ressourcen.

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TOM

Technische und organisatorische Maßnahmen „Sicherheit der Verarbeitung“ nach der Datenschutz-Grundverordnung kannst Du mit wenigen Klicks organisieren.

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Verarbeitungstätigkeiten

Das Modul „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ ist das Herz Deiner Datenschutzdokumentation. Hier kannst Du mit Leichtigkeit jede Verarbeitungstätigkeit erfassen.

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DSGVO-konforme Konferenzen

Wir stellen Dir eine DSGVO-konforme Videokonferenz-Plattform zur Verfügung. So kannst Du auf europäischen Servern entspannt Videokonferenzen durchführen.

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Checkup von Websites

Füge Deine URL in unser System ein und Du erhältst auf einen Blick, inwieweit Deine Website datenschutzkonform ist und wo hohe Risiken existieren.

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    Datenschutzbestimmungen: Die Datenschutzerklärung habe ich zur Kenntnis genommen und bin damit einverstanden, dass die von mir angegebenen Daten elektronisch erhoben und gespeichert werden. Meine Daten werden dabei nur streng zweckgebunden zur Bearbeitung und Beantwortung meiner Anfrage genutzt.

    Alle Funktionen im Detail

    Abteilungen und Mitarbeiter

    Lege einfach Mitarbeiter an. Erteile Deinen Mitarbeitern Berechtigungen für Tätigkeiten, die sie künftig übernehmen.

    Schau Dir den Status an, wann die letzte Datenschutz-Schulung abgeschlossen wurde.

    Ordne Mitarbeiter bestimmten Bereichen Deines Unternehmens und bilde so die Verantwortlichkeiten ab.

    Scheidet ein Mitarbeiter aus, wirst Du vom System an die Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erinnert.

    Betroffenenrechte und fristgerechte Bearbeitung

    Betroffenenrechte sind vielfältig. Organisiere mit Leichtigkeit Anfragen von Betroffenen und halte so alle notwendigen Fristen im Blick.

    Mit Struktur und Erinnerungsfunktionen ist die Bearbeitung der Aufgaben aus den Betroffenenrechten ein Kinderspiel.

    Audits einfach und individuell durchführen

    Definiere individuelle Fragenkataloge und nutze diese als Standard für andere Audits. 

    Durch das Rechtesystem kannst Du das Audit vom Verantwortlichen oder seinen benannten Mitarbeitern bearbeiten lassen – einfach, weil die Benutzer bereits im Rollen- und Berechtigungsmodul definiert werden. 

    Das pfiffige ist, dass aus den Antworten automatisch ein übersichtlicher Report und ein Maßnahmenplan erstellt werden können.

    Abweichungen? Umsetzung der Maßnahmen erfolgt?

    Konzerne und Tochterunternehmen

    Erstelle bei Bedarf eine Mutter-Tochter-Struktur, indem Du transparent die Unternehmen explizit zuordnest.

    GmbH, AG, GmbH & Co. KG und viele mehr? Ebenso möglich, wie eine SE und die verbundenen Unternehmen.

    Hinweisgebersystem / Whistleblower

    Du hast mehr als 249 Mitarbeiter und musst handeln? Oder du möchtest dein Unternehmen optimieren?

    Wir stellen dir ein Modul zur Verfügung, mit dem du einen Meldekanal für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (EU-Whistleblower-Richtlinie) bereitstellst.

    Das machen wir möglich:

    • Online-Portal zur anonymen Hinweisabgabe
    • Zu deinem Unternehmen korrespondierende Web Adresse (URL)
    • Main-Page mit Logo und Farbgebung deines Unternehmens
    • Automatisierte Empfangsbestätigung bei Hinweisen an den Hinweisgeber und Benachrichtigung (intern), dass ein Hinweis eingegangen ist
    • Sprachauswahl möglich
    • Sicherer Kommunikationskanal mit dem Hinweisgeber

    Einfach, transparent und sicher für den Hinweisgeber!

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      Datenschutzbestimmungen: Die Datenschutzerklärung habe ich zur Kenntnis genommen und bin damit einverstanden, dass die von mir angegebenen Daten elektronisch erhoben und gespeichert werden. Meine Daten werden dabei nur streng zweckgebunden zur Bearbeitung und Beantwortung meiner Anfrage genutzt.

      Aufgaben erstellen, tracken und umsetzen

      Aufgaben automatisch oder manuell erstellen, unvollständige Inhalte anpassen. Erinnerungen an regelmäßige Überprüfungen (VVT, Schulungen, Infopflichten …)? Alles möglich!

      Aufgabe erledigt – dann gibt es einen Haken, dass die Aufgaben auch abgeschlossen ist (automatisch).

      Aufgaben zuweisen? Auch das ist möglich; mit regelmäßiger Erinnerung, z. B. per Mail, solange bis diese erledigt sind.

      Auftragsverarbeiter

      Das tolle ist, hier kannst Du Deine Dienstleister und auch Kunden (Auftraggeber) erfassen und hast somit alle im Blick.

      Wenn einer Deiner Dienstleister auch gleichzeitig Auftragsverarbeiter ist, kannst Du diese direkt dem korrespondierenden Verfahren im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zuordnen. Eine Tätigkeit – zwei Effekte.

      Die Erstellung von Auftragsverarbeitungsverträgen erledigst Du im Handumdrehen – einfach online abschließen und im Cockpit übersichtlich im Blick haben.

      Workflows & News

      Das ist wirkliche Kollaboration! Wir fokussieren uns auf die Zusammenarbeit zwischen dem Datenschutzbeauftragten und den Mitarbeitern. 

      Werden Änderungen an den Datenschutz-Inhalten verändert, erhält man automatisierte Benachrichtigungen über diese Änderungen.

      Gleiches gilt auch, wenn man Aufgaben zugewiesen bekommt. Automatisch erhält man eine Aufgabenübersicht per E-Mail; ggf. auch mit Kommentaren.

      Möglich: Natürlich sind alle E-Mail-Benachrichtigungen auch abschaltbar.

      Einfach Checklisten anlegen und beliebig nutzen

      Vielfach bewährt! Checklisten. Damit nichts vergessen wird.

      Abläufe, die sich stets wiederholen, wie zum Beispiel die Durchführung eines Datenschutzprojektes oder die Prüfung von Auftagsverarbeitungsverträgen kannst Du einfach als Checkliste anlegen. Checkliste speichern und bei Bedarf Prüfpunkte durchgehen und bestenfalls abhaken.

      Bei Handlungsbedarf, kannst Du eine Aufgabe als Maßnahme hinterlegen.

      Ist die Bearbeitung erfolgt, so kann die Checkliste abgeschlossen werden, Änderungen sind dann nicht mehr möglich.

      Transparenz in den Datenflüssen

      Wer die Daten verarbeitet, wer diese empfängt, welche Kategorien von Personendaten verarbeitet werden; all das sind Teile aus dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. 

      Einen großartigen Überblick über die Datenflüsse erhältst Du im Cockpit. Wie ein Hierarchiediagramm werden Dir die Verbindungen der Themen untereinander transparent dargestellt.

      So erhalten Sie einen schnellen Überblick, welche Kategorien von betroffenen 

      Übrigens ist das noch ein weiterer Checkpoint, falls im Verzeichnis Einträge vervollständigt werden müssen.

      Datenschutzverletzungen bearbeiten

      Datenschutz verletzt? Eine Verletzung im Datenschutz passiert schnell. Mit diesem Modul helfen wir Dir, meldepflichtige und nicht meldepflichtige Datenpannen zu dokumentieren.

      Mit den richtigen Fragen unterstützt Dich dieses Modul bei der Ermittlung der betroffenen Personen. Wirklich praktisch ist die Risikomatrix, die Dir dabei hilft, das Risiko aus der Datenpanne abzuleiten.

      Neben der Reporting-Funktion kannst Du auf Verfahren und Auftragsverarbeiter leicht referenzieren. Die Erinnerungsfunktion unterstützt Dich bei der fristgerechten Meldung.

      Also: alles drin, was Du benötigst, um Datenschutzverletzungen professionell zu bearbeiten.

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        Datenschutzbestimmungen: Die Datenschutzerklärung habe ich zur Kenntnis genommen und bin damit einverstanden, dass die von mir angegebenen Daten elektronisch erhoben und gespeichert werden. Meine Daten werden dabei nur streng zweckgebunden zur Bearbeitung und Beantwortung meiner Anfrage genutzt.

        Dokumente organisieren

        Organisiere Deine Dokumente komfortabel und verwalte zudem relevante Dateien, wie beispielsweise Zertifikate oder Verträge zur Auftragsverarbeitung. Einfach hochladen und zuordnen.

        Übrigens kannst Du bei Auftragsverarbeitungsverträgen diese direkt mit dem Modul Auftragsverarbeitung verknüpfen.

        Datenschutzverträge erstellen

        Datenschutzverträge (z. B. Auftragsverarbeitungsverträge) kannst Du mit unserer Plattform digital erstellen und abschließen.

        Lade zum Beispiel eine Word-Vorlage hoch oder erstelle direkt im System eine solche. Das System erstellt den Vertrag dank vieler Variablen und Platzhaltern vollautomatisch.

        Optional kannst Du Deine TOMs und die Übersicht von Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter anhängen. Wenn der Vertrag mit einem Auftraggeber verknüpft ist, werden nur die zutreffenden Verfahren angezeigt.

        Unterzeichner per Knopfdruck einladen – und fertig ist der Datenschutzvertrag.

        Mitarbeiter online verpflichten

        Übersende Deinen Mitarbeitern Dokumente zur elektronischen Unterzeichnung. Dank revisionssicher protokollierten SHA256-Signaturen ist dies manipulationssicher und eine Veränderung unmöglich.

        In der Dokumentenansicht kann der Mitarbeiter den Inhalt des Dokumentes einsehen, akzeptieren und mit seiner Unterschrift bestätigen. Die Unterschrift wird manipulationssicher mit AES-256-CBC (eines der meistgenutzten und sichersten Verfahren) verschlüsselt gespeichert. 

        Eine tolle Einsparung an Papier, Toner und Portokosten und ganz nebenbei hast Du den kompletten Vorgang automatisch umfangreich dokumentiert. Ein Unterschriften-Protokoll erhältst Du und der Mitarbeiter – der Mitarbeiter zusätzlich übersandt per E-Mail.

        PDFs exportieren & Reports erstellen

        Unsere Kunden wollen das eine „Knöpfchen“ – hier ist es: Sämtliche Eingaben können in eine übersichtliche PDF-Dokumentation mit dem Logo Deines Unternehmens exportiert werden. Wir verzichten auf Copyright oder Werbung!

        Zudem findest Du an vielen Stellen im System die Möglichkeit, PDF-Reports für die Ablage zu generieren.

        • Dokumentation von Verfahren und Dienstleister
        • Verarbeitungsverzeichnis als Auftragsverarbeiter (!)
        • TOM – Technische und organisatorische Maßnahmen
        • Vorbereitungen für das Löschen (in großen Unternehmen) bzw. Löschkonzept für Daten hier in unserem System
        • Reports für Datenschutz-Folgenabschätzungen, Checklisten, Verarbeitungstätigkeiten, Anfragen, Datenpannen und viele Weitere.

        Schulungen einfach einbinden

        Eine Aufgabe aus der DSGVO heraus ist es, Mitarbeiter im Unternehmen, Behörden oder in einem Verein regelmäßig im Datenschutz zu unterweisen. Hier kommt unsere integrierte Online-Lösung.

        • Eine Schulungsplattform für beliebige Datenschutz- und Informationssicherheits-Schulungen
        • Teilnahmebestätigungen in Form eines Zertifikates in Deinem Design/CI – z. B. nach Bestehen eines kleinen Tests. Muss nicht – aber ist möglich. 🙂
        • Nützliche Tracking-Funktionen 

        Importiere Teilnehmer mittels CSV-Datei (z. B. wenn Du bereits eine Mitarbeiter-Liste hast oder aus einer vorherigen Schulungsplattform integrieren möchtest) oder lege sie manuell an – das Einladen geht per Klick: und schon erhalten die zu Schulenden eine E-Mail mit Einladungs-Kennung. 

        Keine E-Mail-Adresse vorhanden? So machen wir möglich, dass auch diese Mitarbeiter unterrichtet werden: Der Mitarbeiter erhält eine individuelle Schulungskennung. Die Schulung kann selbstständig vom Mitarbeiter sodann online durchgeführt werden. 

        Übrigens können beliebig viele Schulungen mit beliebig vielen Teilnehmern erstellt werden.

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          Datenschutzbestimmungen: Die Datenschutzerklärung habe ich zur Kenntnis genommen und bin damit einverstanden, dass die von mir angegebenen Daten elektronisch erhoben und gespeichert werden. Meine Daten werden dabei nur streng zweckgebunden zur Bearbeitung und Beantwortung meiner Anfrage genutzt.

          Standorte, Systeme, Software

          Hinterlege in unserem System ganz einfach Standorte, Hardware, Systeme oder auch Software. So hast Du stets einen Blick auf die physikalische Zuordnung einerseits und die Organisation in z. B. sinngebende Zonen andererseits.

          Durch die Verknüpfung von Verfahren zu Systemen, gleichgültig, ob digital oder analog, weißt Du immer, welche Daten in welchem System gespeichert und von welcher Software verarbeitet werden.

          Dass Du schlussendlich noch Auftragsverarbeitern und Dienstleistern Software zuordnen kannst, rundet die Sicht vollends ab.

          TOM

          Technische und organisatorische Maßnahmen „Sicherheit der Verarbeitung“ nach der Datenschutz-Grundverordnung kannst Du mit wenigen Klicks organisieren.

          Viele Maßnahmen sind bereits vorbereitet. Wähle einfach aus den Vorgaben aus, passe diese Maßnahmen so an, wie sie bei Dir umgesetzt sind und Du bist: Fertig!

          Simpel, oder? Falls Du eigene Maßnahmen anlegen möchtest, so kannst Du diese ganz einfach erstellen!

          Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

          Excel-Tabellen sind nun Vergangenheit, denn das Herz jeder Datenschutzdokumentation liegt nun in dem Modul „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“

          Hier kannst Du mit Leichtigkeit und auch ohne explizites Fachwissen jede Verarbeitungstätigkeit erfassen – besonders interessant: Das Modul zeigt Dir direkt an, welche Pflichtangaben fehlen.

          Alles im Blick!

          DSGVO-konforme Videokonferenzen

          Übrigens stellen wir Dir eine DSGVO-konforme Videokonferenz-Plattform im System zur Verfügung. 

          So kannst Du transparent und auf europäischen Servern entspannt Videokonferenzen durchführen.

          Checkup von Websites

          Wie datenschutzkonform Deine Website ist, ist wirklich herausfordernd festzustellen.

          Wir alle können Datenschutzerklärungen lesen, oft nur schwer beurteilen, ob eine Website externe Ressourcen (Google Fonts) und Plugins lädt, Cookies setzt und eine SSL-Verschlüsselung nach dem Stand der Technik einsetzt.

          Wir machen’s möglich: füge Deine URL in unser System ein und Du erhältst auf einen Blick, inwieweit Deine Website datenschutzkonform ist, wo hohe Risiken (z. B. aufgrund veralteter Technik) existieren, oder auch wo Du auf dem aktuellsten Stand bist. So kannst Du schnell handeln, wenn es erforderlich ist.

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            Datenschutzbestimmungen: Die Datenschutzerklärung habe ich zur Kenntnis genommen und bin damit einverstanden, dass die von mir angegebenen Daten elektronisch erhoben und gespeichert werden. Meine Daten werden dabei nur streng zweckgebunden zur Bearbeitung und Beantwortung meiner Anfrage genutzt.

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