Was macht der Datenschutzbeauftragte?

Wenn wir nun also einen Datenschutzbeauftragten benannt haben, um die gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, ist der erste Schritt getan. Und nun? Was macht der Datenschutzbeauftragte genau? Welche Aufgaben übernimmt er und welche nicht?

 

Stets gut beraten!

Der Datenschutzbeauftragte ist in erster Linie Berater der Geschäftsführung für alle Fragen rund um den Datenschutz.
Es bietet sich also an einen Prozess aufzubauen, der den Datenschutzbeauftragten in alle Tätigkeiten einbindet, die personenbezogene Daten verarbeiten. Wenn Ihr also etwa ein neues Produkt entwerft, seid Ihr gut beraten, den Datenschutzbeauftragten vor dem Launch noch einmal zur Prüfung einzubinden – denn sonst lauft Ihr schnell Gefahr, wesentliche Anforderungen des Datenschutzes zu übersehen. Dafür ein Bußgeld zu bezahlen wäre mehr als ärgerlich.

 

Der Wächter über den Datenschutz

Insgesamt ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, die Einhaltung der DSGVO zu überwachen. Regelmäßig baut er dafür ein sogenanntes Datenschutzmanagement-System auf. Durch ein solches werden im Unternehmen Prozesse gebildet, die den Datenschutz handhabbar machen. Häufig koordiniert der Datenschutzbeauftragte die Umsetzung der Anforderungen, beispielsweise indem der Aufbau des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten bei ihm zusammenläuft. Wichtig ist aber auch, dass die Ergebnisse bei ihm nur zusammenlaufen; der Datenschutz muss letztlich von allen Mitarbeitern getragen werden und der Datenschutzbeauftragte ist auf breite Unterstützung angewiesen. Denn es liegt nicht in seiner rechtlichen Verantwortung, ob der Datenschutz umgesetzt wird; diese verbleibt beim Verantwortlichen, also der Geschäftsführung.

 

Was sind weitere Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (DSB)?

Außerdem prüft der Datenschutzbeauftragte auch, ob und wie die definierten Anforderungen des Datenschutzes im Unternehmen eingehalten werden. Dafür stehen ihm alle Möglichkeiten zur Durchführung interner Audits zur Verfügung, wie sie auch aus anderen Bereichen bekannt sind.
Ziel ist immer, ein möglichst effizientes System zu entwickeln und einen möglichst breiten Schutz für personenbezogene Daten zu erreichen.
Darüber hinaus steht er aber auch Mitarbeitern und sogar externen betroffenen Personen als Ansprechpartner zur Verfügung. Er kann also direkt Fragen beantworten, die rund um den Datenschutz bestehen. Wenn ein anderer Mitarbeiter Anfragen zum Datenschutz erhält, empfiehlt es sich stets, diese an den Datenschutzbeauftragten weiterzuleiten.

 

Wie wird der Datenschutzbeauftragte eingebunden?

Der Datenschutzbeauftragte wird in der Regel direkt an die Geschäftsführung bzw. den Vorstand angebunden und berichtet diesen unmittelbar. Das Gesetz verlangt explizit, dass der Datenschutzbeauftragte frühzeitig in alle Fragen einzubinden ist, die eine Relevanz für den Datenschutz haben.

Darüber hinaus ist er für die Erfüllung seiner Aufgabe ausreichend auszustatten. Dies umfasst alle benötigten Arbeitsmittel, aber auch Fortbildungen und ggf. auch personelle Unterstützung.

Beachte aber, dass der Datenschutzbeauftragte nicht an Weisungen gebunden werden darf (Art. 38 Abs. 3 DSGVO), soweit er dieser Tätigkeit nachgeht. Dies bedeutet, dass ihm keine Vorgaben gemacht werden dürfen, wie er seine Arbeit ausführt, er muss komplett unabhängig bleiben.

Ausgeschlossen ist aber nicht, dass er neben seiner Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter auch noch einer anderen Tätigkeit nachgeht, solange nur kein Interessenkonflikt entsteht. Insbesondere in kleineren Unternehmen wird es nicht nötig sein, eine Person oder ganze Abteilung in Vollzeit mit dem Datenschutz zu betrauen.

 

Fazit

Was können wir zum Abschluss mitnehmen? Wir müssen stets genau prüfen, ob wir zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind (siehe auch unseren Beitrag “Ab wann brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?“). Aber auch wenn dies nicht der Fall ist, können wir eine Benennung erwägen. Denn ob ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist oder nicht: Die Pflicht zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen bleibt bestehen. Wenn Du Dich aber nicht gut genug mit der Materie auskennst, kann Dir die Hilfe eines Datenschutzbeauftragten die Arbeit enorm erleichtern und für mehr Rechtssicherheit sorgen.

 

Noch Fragen?

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